CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO ICOM S.R.L.

1. Oggetto del contratto

• Le presenti condizioni generali regolano la fornitura da parte di ICOM SRL, con sede in Via Prà Bordoni 11/C, 36010 Zanè (VI) – P.IVA 01561040245, in persona del legale rappresentante p.t. (in seguito ICOM) a favore del Cliente delle attività, dei prodotti (hardware e software), delle soluzioni informatiche richieste di volta in volta dal Cliente ad ICOM, ivi inclusi i servizi professionali, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo tutte le attività di progettazione, consulenza, formazione, installazione e configurazione, supporto e assistenza, anche nelle formule di Help Desk (verificare se mancano servizi).
• La fornitura è regolata anche dalle condizioni relative a particolari tipologie di prodotti, nonché dall’offerta commerciale o da altri documenti contrattuale equivalenti (Allegati) che fanno parte integrante e sostanziale del rapporto con il Cliente. Tutti questi documenti, insieme alle presenti condizioni generali, costituiscono il contratto.
• Il Cliente si impegna a comunicare a ICOM i propri dati identificativi, come indicati nell’offerta commerciale o negli allegati sottoscritti garantendo che gli stessi siano corretti, aggiornati e veritieri, e nel caso, informando di ogni variazione.
• Le presenti condizioni generali, e tutti gli altri documenti che formano il contratto prevarranno in ogni caso su eventuali condizioni generali in uso presso il Cliente, salva diversa espressa pattuizione delle parti.
• Eventuali deroghe o modifiche delle presenti condizioni generali dovranno essere concordate e risultare da documento scritto e sottoscritto da ICOM.

2. Servizi e prodotti offerti

• Il contratto riguarda le forniture e i servizi specificati negli allegati e/o nell’offerta commerciale, nelle specifiche di progetto o altro documento contrattuale equivalente.
• Il Cliente potrà richiedere i prodotti e/o servizi tramite consegna del modulo d’ordine o del preventivo datato e sottoscritto per accettazione, inviandolo a ICOM tramite comunicazione e-mail. ICOM invierà al Cliente relativa conferma con le modalità di evasione dell’ordine.
• Per tutta la durata del contratto, il Cliente potrà, in accordo con ICOM, acquisire o richiedere nuovi servizi, prodotti e soluzioni in sostituzione e/o in aggiunta di quelli originariamente previsti dal contratto. Tali modifiche o integrazioni saranno oggetto di un separato accordo tra le parti. Tutti i dettagli relativi ai servizi offerti, inclusi i prodotti e le soluzioni, e ciò che è compreso o escluso dell’acquisto, sono disponibili direttamente nell’offerta commerciale specifica.

3. Obblighi e responsabilità di ICOM

• ICOM si impegna a fornire i prodotti e a prestare i servizi a regola d’arte, in conformità ai livelli di servizio previsti negli allegati o concordati con il Cliente tramite figure professionali competenti. Durante l’esecuzione del contratto ICOM potrà sostituire o alternare il personale dipendente impiegato presso il Cliente, mantenendo gli standard qualitativi garantiti.
• I servizi, la fornitura dei prodotti e delle soluzioni saranno resi con le modalità e nelle forme previste nel contratto o, in mancanza, come ritenuto più opportuno da ICOM, presso la propria sede o, se necessario presso le sedi del Cliente.
• ICOM si impegna a far rispettare ai propri dipendenti o collaboratori che saranno eventualmente impiegati presso le sedi del Cliente tutte le norme di comportamento e di sicurezza vigenti e che il Cliente avrà onere di comunicare preventivamente ad ICOM.
• Qualora i servizi debbano essere resi presso le sedi del Cliente, quest’ultimo si impegna a mettere a disposizione di ICOM locali e attrezzature idonei a svolgere l’attività.
• ICOM si impegna a fornire formazione continua al proprio personale per garantire che sia sempre aggiornato sulle ultime tecnologie e pratiche, assicurando così un servizio di alta qualità.
• ICOM non è ritenuto responsabile per eventuali ritardi o inadempimenti derivanti da azioni o omissioni del Cliente. Qualsiasi ritardo imputabile al Cliente non potrà essere considerato come causa di responsabilità per ICOM.

4. Obblighi del cliente

• Il Cliente si impegna a mettere a disposizione di ICOM tutte le informazioni, i dati, i documenti, ed ogni ulteriore elemento che si rendesse necessario per l’esecuzione dei servizi o che fosse a tal fine richiesto.
• Il Cliente si impegna a garantire l’accesso alle proprie strutture e risorse necessarie per l’esecuzione dei servizi da parte di ICOM.
• Se l’utilizzo dei servizi comporta l’accesso del Cliente a piattaforme o programmi credenziali di autenticazione riservate, il Cliente sarà l’unico ed esclusivo responsabile di tali credenziali, che dovrà custodire con la massima diligenza e riservatezza. ICOM non risponderà per l’utilizzo da parte di terzi delle credenziali rilasciate al Cliente. Il Cliente potrà mettere a disposizione di ICOM le credenziali di accesso ai servizi e/o prodotti.

5. Limitazioni di fornitura e condizioni di reso

• Non sono mai comprese nella fornitura in oggetto le seguenti attività, se non diversamente specificato in offerta: assistenza hardware su apparati di qualsiasi natura; installazione e configurazione di sistemi hardware; assistenza sistemistica ed installazioni di Sistemi Operativi.
• La merce resta di proprietà della ditta ICOM fino al completo saldo della fornitura. Si accettano resi solo per merce difettosa.
• ICOM non è responsabile per eventuali danni alla merce durante il trasporto; tali rischi sono a carico del cliente, a meno che non sia diversamente specificato nel contratto.

6. Proprietà e riservatezza del software

• Il Cliente si impegna a tutelare la proprietà del software, anche tramite i suoi collaboratori e/o dipendenti, nonché tutti i terzi autorizzati dal Cliente all’uso del prodotto.
• Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi al software restano di proprietà di ICOM.
• L’utilizzo del software deve avvenire solo per gli scopi previsti dal contratto e non possono essere fatte copie, modifiche o distribuzioni senza autorizzazione da parte di ICOM.
• Il Cliente è tenuto ad adottare misure di sicurezza adeguate a proteggere il software da accessi non autorizzati, copie illegali o violazioni.
• In caso di violazione delle disposizioni, ICOM si riserva il diritto di risolvere immediatamente il contratto, richiedere la restituzione del software e intraprendere azioni legali per il risarcimento dei danni subiti. Inoltre, il Cliente sarà responsabile per qualsiasi danno diretto o indiretto derivante da tali violazioni.

7. Accertamento tecnico del prodotto

• Il Cliente è tenuto ad effettuare, a propria cura e spesa, entro otto giorni dal ricevimento del prodotto, un accertamento tecnico completo sulla qualità e funzionalità del prodotto; in mancanza, il prodotto si intenderà incondizionatamente accettato.
• Eventuali difetti o problemi riscontrati devono essere segnalati per iscritto a ICOM entro lo stesso termine di otto giorni, fornendo una descrizione dettagliata del difetto o problema riscontrato. In caso contrario, il prodotto si intenderà accettato senza riserve.

8. Limitazioni di responsabilità

• Il Cliente è l’esclusivo responsabile della scelta del prodotto, nonché della valutazione dell’idoneità dello stesso a soddisfare le proprie esigenze. Pertanto, il prodotto di cui alla presente offerta si intende completo e perfettamente adatto allo scopo del Cliente.
• Ogni modifica richiesta dal Cliente e non prevista nel presente contratto sarà oggetto di una diversa fornitura di servizi, software e/o hardware.
• ICOM si impegna a rimuovere eventuali errori dal prodotto software nei moduli previsti in offerta. Gli errori devono essere segnalati per iscritto ad ICOM in modo tempestivo, fornendo una descrizione dettagliata del problema riscontrato. ICOM si impegna a rispondere e a risolvere l’errore entro un termine ragionevole.
• ICOM non assume alcuna responsabilità, salvo dolo (comportamento intenzionale volto a causare danno) o colpa (comportamento negligente o imprudente che causa danno), per danni sofferti dal Cliente e/o da terzi in dipendenza dell’uso o mancato uso del prodotto software. In ogni caso, ICOM non risponde di danni diretti e/o indiretti connessi all’uso improprio del prodotto software. La responsabilità di ICOM è limitata al valore totale del contratto, escludendo qualsiasi richiesta di risarcimento eccedente tale importo.
• Si intende “errore” qualsiasi malfunzionamento tecnologico e/o funzionale del prodotto software che determini un risultato di elaborazione illogico, un calcolo matematicamente errato e/o una chiusura anomala del sistema.
• In nessun caso ICOM potrà essere ritenuta responsabile per malfunzionamenti o interruzione dei servizi dovuti a caso fortuito o forza maggiore, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo, incendi, scioperi, pandemie, terremoti, alluvioni, ecc., e per qualsiasi causa al di fuori della propria gestione diretta e/o prevedibilità.

9. Garanzia del software

• La garanzia ha la durata di 12 mesi dalla data di consegna del prodotto software, salvo diversa garanzia prevista dal produttore. Per tutto il periodo di garanzia, il Cliente ha diritto a ricevere, su esplicita richiesta, le correzioni di errori limitatamente ai moduli indicati nell’offerta. Alla scadenza della garanzia tale servizio può essere ottenuto sottoscrivendo un contratto di assistenza software. Il contratto di assistenza, che verrà rinnovato, conterrà tutte le modalità di assistenza.
• La garanzia non copre danni causati da uso improprio del software, modifiche non autorizzate ed eventi di forza maggiore come incendi, alluvioni, terremoti, pandemie, ecc.

10. Garanzia dell’hardware

• ICOM garantisce per dodici (12) mesi a decorrere dalla consegna che il proprio prodotto, identificato per mezzo di codice di fabbricazione e/o dal marchio di fabbrica, è immune da vizi che lo rendono inidoneo all’uso a cui è destinato, o ne diminuiscono, in modo apprezzabile il valore. Qualora siano accertati vizi, essi dovranno essere tempestivamente denunciati nei termini di legge. Le parti convengono espressamente che la garanzia si attua solo e soltanto con la sostituzione gratuita, entro sessanta giorni dal ricevimento della denuncia dei pezzi o materiali difettosi, o ad insindacabile scelta di ICOM, dell’intero prodotto, escludendo pertanto la risoluzione del contratto o la riduzione del prezzo ed il correlativo risarcimento del danno. Il Cliente decade dalla garanzia se inadempiente nel pagamento del prezzo. Il materiale o l’intero prodotto sostituito ritorna di proprietà a ICOM. L’eventuale ripristino della normale operatività del Cliente è di competenza ICOM solo per la reinstallazione del software di base (sistema operativo).
• I difetti devono essere denunciati per iscritto a ICOM tempestivamente dalla loro scoperta, fornendo una descrizione dettagliata del problema riscontrato. ICOM si impegna ad intervenire in modo tempestivo.
• Il Cliente decade dalla suddetta garanzia ove il guasto o anomalia del prodotto hardware sia stato determinato da urti, cadute, uso errato, eventi accidentali, alterazione e/o distacco dei sigilli di garanzia, manomissione del prodotto hardware da parte di personale non autorizzato. Il Cliente è tenuto ad effettuare una corretta manutenzione e a utilizzare i prodotti in modo appropriato, secondo le istruzioni fornite da ICOM.

11. Esclusioni dalla garanzia

• La garanzia rimane esclusa nei seguenti casi: cattiva installazione, anche se eseguita da personale qualificato e non appartenente a ICOM; uso improprio del prodotto dovuto a imperizia, negligenza o mancata osservanza delle istruzioni; carenza o cattiva manutenzione, anche se eseguita da personale qualificato; riparazioni o modifiche effettuate unilateralmente dal Cliente; trasporto irregolare e tensione delle linee elettriche, portata insufficiente ed anomalie degli impianti elettrici; azione corrosiva di detersivi; cattivo o mancato funzionamento del software o dell’hardware o di perdita di dati registrati dal Cliente, a seguito di temporali, fulmini, elevate temperature, variazioni di tensione della corrente elettrica, terremoti, incendi.

12. Termini di pagamento

• Tutti i corrispettivi concordati per i servizi sono da intendersi IVA esclusa ed andranno corrisposti nelle forme e con i termini convenuti tra le parti.
• Tutti i pagamenti dovranno essere effettuati dal Cliente secondo le modalità indicate nelle singole offerte e/o negli allegati di contratto. In caso di eccezioni o contestazioni, il Cliente non potrà sospendere i pagamenti se non previa discussione e previo confronto di buona fede con ICOM.
• In caso di ritardato o mancato pagamento degli importi dovuti dal Cliente a ICOM, gli interessi di mora decoreranno ai sensi dell’art.1 d. lgs. 231/2002. Inoltre, ai sensi dell’art. 6 del predetto decreto, rimarranno a carico del cliente tutti i costi sostenuti dal fornitore per il recupero, anche stragiudiziale, delle somme non tempestivamente corrispostegli. ICOM potrà sospendere ogni prestazione nei confronti del Cliente.
• Il Cliente non può opporre eccezioni al fine di evitare o ritardare, sospendere, differire o ridurre la richiesta di pagamento, neppure in caso di contestazione, né l’importo potrà essere compensato con eventuali crediti vantati nei confronti di ICOM, salvo diverso ed espresso accordo scritto tra le parti.
• In caso di recesso anticipato nessun rimborso è dovuto al CLIENTE.
• In caso di proroga del contratto, ogni corrispettivo dovuto sarà soggetto ad una revisione annuale dell’importo dovuto, basata sull’indice ISTAT. I corrispettivi potranno subire variazioni negli anni successivi al primo, con eventuali nuovi listini comunicati da ICOM al Cliente.
• Il corrispettivo per la fornitura di servizi e/o prodotti verrà addebitato in base ai termini e alle condizioni specificate in ciascun modulo d’ordine sottoscritto dalle parti. Tutte le modalità di pagamento e fatturazione sono già inserite nel modulo d’offerta e nelle condizioni specificate nel modulo d’odine.
• Il Cliente si obbliga a pagare i canoni, i costi orari e ogni altro corrispettivo dovuto a ICOM secondo le modalità di pagamento specificate nei relativi moduli d’ordine, preventivi o tariffari sottoscritti, o comunque, indicate per iscritto da ICOM dietro emissione della relativa fattura.

13. Durata e termini del contratto

• Il contratto si intende sottoscritto al momento dell’accettazione dell’offerta da parte del Cliente.
• Nel caso in cui i servizi fossero prestati per una durata annuale, al termine del primo e di ciascun periodo contrattuale, il contratto si rinnoverà di anno in anno, in modo tacito.
• Le condizioni di rinnovo includono la possibilità di revisione dei termini o dei corrispettivi, che verranno comunicati da ICOM al Cliente con un preavviso di almeno 60 giorni della scadenza del periodo contrattuale in corso.
• Il Cliente potrà disdire il contratto con un preavviso di giorni 60, comunicato a mezzo PEC, salvo quanto diversamente previsto dagli allegati relativamente al servizio o secondo quanto convenuto tra le parti.
• In caso di disdetta, i servizi cesseranno alla data di scadenza del contratto e il Cliente sarà tenuto a restituire eventuali materiali o attrezzature fornite da ICOM entro 15 giorni dalla cessazione del contratto.

14. Servizio di assistenza tecnica

• ICOM garantisce gli interventi di assistenza nei termini concordati con il Cliente.
• ICOM redigerà per ogni intervento un rapportino consuntivo indicando i motivi della chiamata e le modalità dell’intervento. Tali rapportini verranno sottoscritti per accettazione dal Cliente e dal personale responsabile dell’intervento, al fine di stabilire la durata ed efficacia dell’intervento stesso.
• L’attività di assistenza è garantita dal lunedì al venerdì, dalle 8.30 alle 12.30 e dalle ore 14.00 alle ore 18.00.
• Per ottenere un intervento tempestivo da parte dei nostri tecnici utilizzare il nostro sistema di ticketing. È garantita la presa in carico della richiesta di intervento entro le 4 ore lavorative. Inviare le richieste via e-mail ai seguenti indirizzi:

1. per richieste relative all’assistenza hardware e software di base: tickethardware@icomservice.it;
2. per richieste relative all’assistenza tecnico-sistemistico: ticketsistemi@icomservice.it;
3. per richieste relative all’assistenza software Microsoft 365: ticketm365@icomservice.it;
4. per richieste relative all’assistenza software gestionale: ticketsoftware@icomservice.it;
5. per richieste relative all’assistenza software sviluppo: ticketsviluppo@icomservice.it.

È possibile richiedere assistenza per la consulenza web e/o normativa direttamente dal nostro sito. Sarà nostra premura contattarvi il prima possibile per risolvere la richiesta.

15. Informativa sulla protezione dei dati personali

• Le parti si impegnano a rispettare i propri obblighi ai sensi della normativa nazionale e comunitaria applicabile in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e d. lgs. 2003/196).
• Titolare del trattamento è la società ICOM SRL, con sede legale in Zanè (VI), Via Prà Bordoni 11/C, che ciascun Cliente potrà contattare in qualunque momento, per qualunque esigenza legata al trattamento dei dati, scrivendo all’indirizzo e-mail: privacy@icomservice.it o a mezzo PEC: posta-certificata@pec.icomservice.it.
• ICOM tratterà i dati del Cliente per l’esecuzione del contratto e per l’adempimento di obblighi legali e contrattuali conseguenti (base giuridica di tale trattamento è l’art. 6, par. 1, lettera B e C del GDPR).
• Il trattamento dei dati del Cliente per le finalità sopra indicate avviene di regola per mezzo di persone autorizzate al trattamento che lavorano internamente alla società.
• In conformità ai principi di cui al GDPR, il trattamento dei dati del Cliente sarà limitato al tempo necessario per perseguire la finalità per la quale sono trattati.
• Ciascun interessato ha il diritto di chiedere l’accesso ai propri dati personali; richiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi, limitare il trattamento o opporsi al trattamento, esercitare il diritto alla portabilità dei dati; revocare il consenso al trattamento; proporre reclamo all’Autorità di controllo (il Garante per la protezione dei dati).
• Il conferimento dei dati personali del Cliente è indispensabile per concludere e dare esecuzione al contratto.
• Se e nella misura in cui per l’esecuzione del progetto, ICOM dovesse trattare dati personali dei quali il Cliente è titolare, sarà onere e responsabilità di quest’ultimo curare l’opportuna designazione di ICOM quale responsabile esterno del trattamento, nei limiti delle attività effettivamente curate da ICOM e dei relativi ambiti di intervento.
• ICOM garantisce di aver adottato e di continuare a adottare misure di sicurezza tecniche ed organizzative appropriate per prevenire il trattamento non autorizzato o illecito dei dati personali, nonché la perdita accidentale, la distruzione o il danneggiamento degli stessi. Inoltre, ICOM si impegna a garantire che il proprio personale, che ha accesso ai dati personali durante la fornitura dei servizi e prodotti previsti dal contratto, comprenda la natura riservata di tali dati e l’importanza della loro protezione.
• ICOM non trasferisce i dati personali del Cliente fuori dall’Unione Europea.
• In caso di aggiornamenti dell’informativa sulla protezione dei dati personali, ICOM informerà tempestivamente il Cliente.

16. Riservatezza

• Tutte le informazioni di natura commerciale, tecnica, economica o di altra natura, comunicate da una Parte all’altra in occasione dell’esecuzione del contratto, devono intendersi strettamente riservate e confidenziali. Tali informazioni non potranno essere divulgate a terzi né utilizzate per finalità diverse da quelle strettamente necessarie all’esecuzione del rapporto contrattuale, salvo previo consenso scritto della Parte interessata o nei casi in cui la divulgazione sia richiesta dalla legge o da un’autorità competente. L’obbligo di riservatezza resterà valido anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale.

17. Legge applicabile e foro competente

• Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente contratto si applicano le disposizioni del Codice Civile.
• Il contratto è disciplinato dalla legge italiana.
• Per ogni controversia che dovesse derivare tra le parti in relazione al contratto ed ai servizi sarà competente in via esclusiva il foro di Vicenza.
• In caso di controversie derivanti dal presente contratto, le parti si impegnano a tentare una risoluzione amichevole attraverso una procedura di mediazione. Qualora la mediazione non dovesse avere esito positivo, le parti potranno ricorrere al foro di Vicenza, come previsto al punto precedente.

18. Norme generali di servizio

• Questo contratto sostituisce ed annulla qualsiasi offerta o accordo (anche scritto) precedente tra le parti, relativamente ai prodotti inclusi nella presente offerta.
• In qualunque momento, ICOM potrà modificare i servizi, aggiornare i corrispettivi, nonché variare le condizioni generali e particolari del contratto di fornitura per sopravvenute o comprovate esigenze tecniche, economiche e gestionali, ovvero per modifiche alle disposizioni di legge e/o regolamenti applicabili al contratto che dovranno essere specificatamente comunicate al Cliente. ICOM comunicherà al Cliente tali modifiche con un preavviso di 60 giorni. Il Cliente avrà la facoltà di accettare le modifiche o recedere dal contratto entro tot giorni dalla ricezione della comunicazione, senza alcuna penalità.
• Le parti si danno atto che tutti gli allegati sottoscritti dal Cliente e ICOM formano parte integrante del contratto.
• Qualora una qualsiasi disposizione del presente contratto dovesse risultare invalida o inapplicabile, le restanti disposizioni rimarranno comunque validi ed efficaci.