COMPLIANCE

Conservazione a norma

Integrità e autenticità dei documenti nativi digitalmente.

La conservazione a norma dei documenti digitali è fondamentale per garantire la conformità alle normative vigenti e tutelare le informazioni aziendali.

Documenti come fatture elettroniche, contratti, corrispondenza (inclusa la PEC) e altri documenti rilevanti devono essere conservati in modo appropriato per assicurare valore probatorio in ambito legale e amministrativo.

Riferimenti normativi e linee guida

La conservazione dei documenti digitali si basa su riferimenti chiari e aggiornati, tra cui:

Il Codice Civile, che disciplina l’archiviazione e la tenuta dei documenti.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che definisce le regole per la gestione, la conservazione e la validità dei documenti digitali.
Le Linee guida AGID per la conservazione digitale, che definiscono standard di integrità, autenticità, accessibilità e reperibilità dei documenti.

Principi fondamentali della conservazione digitale

Integrità e autenticità: i documenti devono essere conservati in modo che non possano essere alterati.
Accessibilità e disponibilità nel tempo: i file digitali devono poter essere consultati quando necessario.
Sicurezza dei dati: protezione contro accessi non autorizzati, perdita o danneggiamento.
Conservazione digitale: i documenti digitali devono rimanere in formato digitale durante tutto il periodo di conservazione.

Obblighi e strumenti operativi

È obbligatorio redigere il Manuale di Conservazione, documento che descrive le procedure e le misure adottate per garantire la corretta conservazione digitale.
La nomina di un Responsabile della Conservazione è necessaria per garantire il rispetto delle procedure.
La formazione interna è fondamentale: corsi dedicati aiutano il personale a comprendere le responsabilità e le procedure legate alla conservazione a norma.

Il nostro supporto

La nostra Business Unit dedicata offre supporto completo nella gestione della conservazione a norma dei documenti digitali.

Analizzare lo stato attuale della conservazione digitale.
Implementare procedure conformi alle normative vigenti.
Redigere il Manuale di Conservazione.
Supportare la nomina del Responsabile della Conservazione e la formazione del personale in collaborazione con il nostro team legale.

Un sistema di conservazione digitale ben organizzato non solo garantisce conformità normativa, ma migliora anche l’efficienza operativa, riducendo i tempi di ricerca e recupero dei documenti e ottimizzando i processi aziendali.

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